FASES
Y CALENDARIZACION DE PROYECTOS DE
INVESTIGACION
Un
proyecto es un conjunto de actividades relacionadas entre sí porque persiguen
un objetivo en común. A diferencia de los procedimientos o procesos, los
proyectos son únicos. Cada uno está formado por unas fases y etapas de un
proyecto, unos requisitos, unas tareas específicas, un equipo de trabajo
concreto y un periodo de ejecución determinado. Los proyectos empiezan y
finalizan en una fecha concreta, dentro del ciclo de vida de un proyecto.
Como
unidad de trabajo en la que se planifica una ruta de actividades para alcanzar
un objetivo, existen contratiempos. Estos también son únicos de cada proyecto,
según las circunstancia en la que se desarrolle. Ahí estará la incertidumbre
del proyecto. ¿Cumpliremos con los plazos? ¿Tendremos el material a tiempo?
1.
Fase de inicio de un proyecto
Será
la base de nuestro proyectos. Los cimientos que lo sustenten. En esta fase
definiremos el alcanza y la descripción del objetivo que perseguimos para
transmitir de manera fácil y directa la información necesaria a todo el equipo
para poder empezar a construir.
Seleccionaremos
las personas que formarán parte del equipo, así como sus responsabilidades y
roles. Y detallaremos los intereses de cada uno de los stakeholders.
La
comunicación es la clave en esta fase. En ella, convocaremos una primera
reunión de contacto con todo el equipo, en la que informaremos de los objetivos
del proyecto para aceptar un compromiso entre todos, tanto interesados externos
como el propio equipo de trabajo. No sólo es momento de responder a preguntas y
dudas que puedan surgir en esta etapa tan primaria, sino que anotaremos cada
duda que no tenga respuesta. E investigaremos sobre su solución más acertada.
Esto es un paso fundamental para reducir contratiempos en el futuro que puedan
poner en peligro el proyecto. Así pues, cuantas más dudas sin respuesta, mejor.
Más preparados estaremos.
2.
Fase de diseño de un proyecto o planificación
Sabemos
el objetivo del proyecto, su alcance y el equipo de trabajo con el contamos. Es
momento de definir las actividades o acciones con las que podremos llegar a
cumplirlo. En esta fase vamos definiendo los recursos que necesitamos y tenemos
disponibles, así como los plazos.
El
siguiente paso será encontrar la mejor ruta de trabajo según a plazos y
recursos. Para eso, contamos con aplicaciones de planificación y gestión de
proyectos diseñadas para ordenar las actividades en el calendario de la manera
más óptima. ¿Cuándo realizar qué actividad para llegar a tiempo? Sinnaps nos da
la respuesta. Añadimos nuestras actividades y en unos segundos nos da la ruta
de trabajo a seguir, informándonos de la fecha más temprana para terminar el
proyecto. Esto además, es una ventaja enorme si queremos hacer planificación
realistas, que podamos llevar a cabo según con los recursos que contemos.
La
fase de diseño de un proyecto o planificación se puede extender a lo largo del
desarrollo del proyecto. Esto quiere decir, que usando métodos de trabajo
ágiles en los que planificar a medida que vamos conociendo más datos de nuestro
proyecto, podemos re-calcular de nuevo la mejor ruta de trabajo. Y Sinnaps es
capaz de hacerlo, al cambiar o añadir cualquier dato de nuestra planificación.
Un ejemplo es el desarrollo del software, cuya agilidad llega a ser tal que se
suele planificar cada semana en un mismo proyecto. Y es que los requerimientos
del clientes pueden variar muy fácilmente.
3.
Fase de ejecución o desarrollo
Como
venimos diciendo, esta fase se suele solapar con la fase de diseño de un
proyecto, a medida que este avanza.
En
la fase de ejecución, se empiezan a desarrollar y validar sub-tareas y
actividades, cumpliendo así con los diferentes objetivos dentro del proyecto.
Por eso, la responsabilidad de Project Manager en esta fase es triple:
- Controla el
cumplimiento de la planificación realista.
- Evalúa y realiza
un seguimiento exacto
del consumo de los recursos, tanto económicos, humanos como fechas y
plazos, apoyándose de herramientas como Sinnaps y su gráfica de consumo.
- Realiza los
cambios necesarios y
re-calcula la mejor ruta de trabajo, guardando simulaciones de
planificaciones para prevenir contratiempos indeseados. Una ventaja que
puede usar al trabajar con Sinnaps.
Estas
tres responsabilidades forman parte continua dentro de los pasos para el
desarrollo de un proyecto.
4.
Fase de análisis de un proyecto
Resaltamos
esta fase de análisis y seguimiento de manera individual, pero siempre
concibiéndola como parte clave de la etapa de ejecución de un proyecto. El
seguimiento continuo forma parte del desarrollo del proyecto, y además de la
planificación.
En
la actualidad, cada vez más proyectos se gestionan de una manera ágil. Esto
hace que estas tres fases se complementen entre ellas. Partimos de un diseño,
de una planificación inicial, para luego ejecutar esas actividades que a su vez
vamos evaluando y que mientras, vamos detectando los cambios necesarios en la
planificación, para ejecutarlas y seguir evaluando. Así funcionan muchos
proyecto hoy día. Y sólo así se consigue una gestión adaptada a los
requerimientos exactos del proyecto o cliente. Consiguiendo resultados más
acertados y minimizando los riesgos.
La
fase de análisis suele estar incluida en la gestión de herramientas de
planificación potentes. Sinnaps, de fácil y rápido uso, aplica técnicas basadas
en el Valor Ganado (EVM) para realizar un seguimiento continuo de la
planificación. Gracias a su panel de control, el Project Manager puede detectar
en unos segundos y al instante las desviaciones y atascos o cuellos de botella,
que se puedan estar dando en el proyecto.
Muchas
empresas realizan análisis de sus proyectos cada tres meses o incluso cada
seis. Sin embargo, el mundo gira mucho más rápido y, dependiendo el tipo de
proyecto, es importante reducir al máximo estos hitos o momentos claves en los
que tomar decisiones de cambio. La gestión ágil y aplicaciones como Sinnaps
permiten un seguimiento mucho más preciso y al instante.
5.
Fase de evaluación de un proyecto y lecciones aprendidas
¿Cuándo
cerramos un proyecto? En el momento que obtengamos el objetivo principal,
definido en la fase de inicio. O bien, durante una de nuestras reuniones de
hito valoramos que no somos capaces de afrontar una desviación tan grande en el
presupuesto o en los plazos de entrega. Esto último se puede deber a varios
motivos concretos:
- Estimación
errónea del presupuesto o cambio del mismo
- Modificación de
la estrategia o del objetivo principal
- Por falta de
recursos tecnológicos, humanos, etc. En este caso el proyecto suele
pausarse.
Realizamos
así una evaluación final de la gestión de proyecto. Una información que podremos
encontrar detallada en nuestra herramienta de gestión. Siempre podremos
encontrar y volver a los datos del proyecto en Sinnaps. Además, a veces
tendremos que exportar informes de proyecto a Excel o en PDF. Todo el resumen
del proyecto, en un sólo click.
Con
esta información podremos anotar las lecciones aprendidas para seguir con la
mejorar continua de la gestión de nuestros proyectos. Recuerda que si sueles
seguir siempre las mismas fases y etapas de un proyecto concreto, y con
actividades similares, puedes guardarlo como proceso o plantilla en Sinnaps
para volver a utilizar y editarlo cuando te sea necesario. Así, podrás ir
mejorando cada una de estas gases de gestión de proyectos.
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